La pianificazione dei dipendenti del ristorante è stata semplificata
La programmazione dei dipendenti del ristorante deve essere così difficile?
Venti o trent’anni fa, la risposta sarebbe stata un sonoro sì. Negli anni ’80, ’90 e 2000, avevi un programma cartaceo. Oppure, se sei stato davvero fortunato, ti è stato inviato un foglio di calcolo via email. Non c’era altro modo per aggirare il problema perché la tecnologia non si era ancora raggiunta.
In questi giorni, hai delle opzioni. Il software come servizio ha rivoluzionato il settore della ristorazione, dalla presa degli ordini alla programmazione dei dipendenti. Sebbene ci siano stati miglioramenti sorprendenti, è ancora lontano dall’essere perfetto, e questo è particolarmente vero se scegli il software sbagliato o non lo usi correttamente.
La programmazione del personale del ristorante è un po’ come risolvere un puzzle. Se sbagli, il tuo personale si sentirà oberato di lavoro, sottovalutato e probabilmente fornirà un servizio poco brillante. Fallo bene e manterrai il morale alto, l’attrito basso e una sala da pranzo piena di clienti felici. Viene da chiedersi:
Come posso farlo bene più spesso?
Ancora più importante, come puoi farlo bene? e semplificare la pianificazione dei dipendenti?
Per cominciare, probabilmente stai usando una tecnologia obsoleta. Probabilmente sai come creare una pianificazione in Excel e stai facendo pianificazioni da zero ogni volta. È una scommessa sicura presumere che tutte le modifiche al programma del personale del ristorante passino attraverso di te. Se qualcosa di tutto ciò suona familiare, abbiamo cinque suggerimenti rivoluzionari che renderanno la vita un po’ più semplice.
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Suggerimenti per la pianificazione dei dipendenti del ristorante
1. Ritira i tuoi fogli di calcolo per sempre
Il cambiamento è difficile, ma lo è anche rinunciare al tempo e al denaro che risparmierai dall’automazione di una grossa fetta del tuo carico di lavoro. I fogli di calcolo funzionano bene per molte cose, ma non necessariamente per la pianificazione dei dipendenti del ristorante. Sono tutt’altro che ottimizzati per i dispositivi mobili, richiedono formazione per comprendere e richiedono molto input umano, il che significa una maggiore possibilità di errori.
La migliore alternativa ai fogli di calcolo è un adeguato software di pianificazione dei dipendenti del ristorante. Uno che esegue calcoli, ha l’automazione integrata ed è facile da usare. Una volta fatto il salto, ti chiederai come hai fatto a fare qualcosa senza di essa.
2. Dai priorità agli strumenti di comunicazione
L’atto di creare un programma di lavoro è stressante e richiede tempo. E questo è solo portare la prima versione al mondo. Nel momento in cui il programma arriva alla tua squadra, vorranno apportare modifiche. Alcuni vogliono prendersi una pausa per le vacanze, altri sono malati e alcuni hanno un conflitto e hanno bisogno di trovare un sostituto.
I cambiamenti sono inevitabili e non stanno andando via. Tuttavia, con il software giusto, puoi mantenere tutti sulla stessa pagina e apportare modifiche al volo più facilmente. La possibilità di inviare SMS, e-mail o inviare notifiche push quando viene pubblicato il programma o quando è in palio un turno è un punto di svolta.
Non sprecare un altro minuto a chiamare un elenco o inviare e-mail o messaggi di massa per coprire i turni. Lascia che sia la tecnologia a fare il lavoro pesante.
3. Usa i modelli per copiare i tuoi programmi
Costruire turni da zero è tutt’altro che necessario in questi giorni. Con ogni probabilità, il tuo programma non cambia drasticamente di settimana in settimana e puoi semplicemente copiare i componenti principali e apportare modifiche ove necessario.
Ancora una volta, con il software giusto, puoi creare un modello di pianificazione del ristorante e applicarlo settimane o addirittura mesi in anticipo, in modo che tu e il tuo team abbiate la certezza di sapere cosa aspettarvi con largo anticipo.
Inoltre, puoi facilmente apportare modifiche al volo trascinando i turni sul calendario e osservando come influisce sul costo del lavoro, sugli straordinari e sulla copertura dei turni. Davvero non è molto più facile di così.
4. Arruolare alleati per costruire il programma
La creazione della pianificazione non dovrebbe essere un’attività riservata a una persona. Avrai bisogno di aiuto soprattutto quando ci sono grandi rotazioni o più ristoranti nel mix.
La pianificazione dei dipendenti del ristorante avrebbe idealmente una manciata di supervisori o manager che costruiscono il programma, rispondono alle richieste di permessi e fanno scambi di turni.
È possibile con un foglio di calcolo, ma con il software puoi impostare strutture di autorizzazione a più livelli per assicurarti che le persone giuste abbiano accesso per aiutarti e così sai chi ha apportato le modifiche in caso di discrepanza.
5. Dai potere al tuo staff
Le persone intrinsecamente vogliono essere utili e fare la cosa giusta. Se dai al tuo personale gli strumenti per avere successo, è più probabile che aderisca al programma e ti aiuti quando si verificano cambiamenti.
Per cominciare, fornisci al tuo team un’app mobile che possono utilizzare per controllare il programma, comunicare con il team e richiedere cambiamenti di turno 24 ore su 24, 7 giorni su 7. Ancora una volta, più è facile, meglio è, quindi fanno naturalmente la cosa giusta.
Un’altra grande pratica è pubblicare il programma settimane in anticipo. In effetti, più testa a testa puoi dare alle persone, meglio è.
La vita trova sempre un modo per interferire con il programma e l’avviso anticipato fornirà alle persone più tempo per fare piani, richiedere adeguamenti e ottenere turni coperti. Ciò significa meno no-show e un’esperienza migliore per il tuo personale e i tuoi clienti.
La linea di fondo
La pianificazione dei dipendenti del ristorante implica prendere alcune decisioni difficili. Non puoi rendere tutti felici e ti renderai infelice provandoci. La maggior parte dei dipendenti capirà se sei coerente ed equo per la maggior parte del tempo.
Ecco perché programmare con cura e struttura è fondamentale in ogni ristorante. Senza coerenza e professionalità, il morale dei dipendenti ne risentirà e anche l’esperienza del cliente.
La pianificazione non deve essere uno dei problemi del tuo ristorante se metti in atto i processi giusti e investi in un software di pianificazione dei dipendenti del ristorante adeguato. Con esso, risparmierai tempo, denaro e manterrai felici sia il tuo personale che i clienti. Senza di essa, stai lottando contro la corrente e stai facendo tornare indietro il tuo ristorante. C’è davvero solo una scelta da fare.
Autore: Sam Molony
Sam fa parte del team di marketing di ZoomShift, il principale software di pianificazione dei dipendenti. Quando Sam non pubblica o promuove nuovi contenuti, puoi trovarlo mentre fa sport e prepara una tempesta in cucina.